Dr. Umut Köksal ile IK’nin Yeni Normali üzerine

Bu denli önemli bir süreçte, organizasyonlar içindeki en önemli görevlerden biri insan kaynaklarına düşüyor. Özellikle, çeviklik, adaptasyon, değişim yönetimi, dijitalleşme gibi kavramların hayati hale geldiği şu dönemde; İnsan Kaynakları’nın yeni normaline de değinmek istedim. Bu konuda da ülkemizde ve dünyada öncü çalışmalar gerçekleştiren, benim de doktoradan arkadaşım olan UK Eğitim & Danışmanlık Kurucusu, Öğretim Görevlisi, “İnsan Kaynaklarına Pazarlama Dokunuşu HR Marketing” kitabının yazarı Dr. Umut Köksal ile bir söyleşi gerçekleştirmek istedim. Kovid-19 ile değişen kurumsal yönetim süreçlerinden, uzaktan çalışmaya; çalışanları motive etmekten, güven oluşturmaya; çevik organizasyondan, IK’nin dijitalleşmesine ve öne çıkan yetkinliklere kadar ilerleyen dönemde her kurum için daha da önem kazanacak konuları derinlemesine tartıştık. Bu keyifli sohbet ile sizleri baş başa bırakıyorum…

Bu denli önemli bir süreçte, organizasyonlar içindeki en önemli görevlerden biri insan kaynaklarına düşüyor. Özellikle, çeviklik, adaptasyon, değişim yönetimi, dijitalleşme gibi kavramların hayati hale geldiği şu dönemde; İnsan Kaynakları’nın yeni normaline de değinmek istedim. Bu konuda da ülkemizde ve dünyada öncü çalışmalar gerçekleştiren, benim de doktoradan arkadaşım olan UK Eğitim & Danışmanlık Kurucusu, Öğretim Görevlisi, “İnsan Kaynaklarına Pazarlama Dokunuşu HR Marketing” kitabının yazarı Dr. Umut Köksal ile bir söyleşi gerçekleştirmek istedim. Kovid-19 ile değişen kurumsal yönetim süreçlerinden, uzaktan çalışmaya; çalışanları motive etmekten, güven oluşturmaya; çevik organizasyondan, IK’nin dijitalleşmesine ve öne çıkan yetkinliklere kadar ilerleyen dönemde her kurum için daha da önem kazanacak konuları derinlemesine tartıştık. Bu keyifli sohbet ile sizleri baş başa bırakıyorum…

Ergi Şener: Sizce, Korona sürecinin İnsan Kaynakları’na ve kurumsal yönetim süreçlerine etkileri neler oldu?

Dr. Umut Köksal: Kovid-19 süreci, iş dünyasında hiç şüphesiz diğer iş süreçlerini olduğu gibi, insan kaynakları (İK) ve kurumsal yönetim odaklarını da derinden etkiledi. Öncelikli olarak, varolan ama bugüne kadar hiç baskın hale gelmeyen, evden çalışma-uzaktan çalışma gibi çalışma sistemleri bir işletmesel tercihten öte, bir mücbir durum, bir zorunluluk haline geldi. Şirketlerin insan kaynakları bölümlerinin çok önemli bir bölümü, bu sürece hazırlıksız yakalandılar. Kaç şirketin bu süreç öncesi, uzaktan/evden çalışma konusunda bir prosedür, yönetmelik ya da talimatı vardı; bu konuda elimde net rakamlar yok, ama gerek Türkiye gerekse diğer ülkelerde İK bölümleri ile yaptığım çalışmalarda bunun çok fazla sayıda olmadığını düşünüyorum. Bir başka nokta, bu süreç  ile birlikte şirketler insan kaynakları fonksiyonlarını yeniden tanımladılar. İnsan kaynakları yöneticileri, belli bir dönem işyerinde fiziken olmayan, evlerinden çalışan önemli bir çalışan kitlesini motive edecek, geliştirecek, çalışan deneyimi anlamında sürdürülebilir düzeyde insan kaynakları yönetimi yapabilecek bir role doğru evrilmeye başladı. Bu role evrimleşme, kendiliğinden, doğal gelişen bir değişimi, bir dönüşümü ortaya koydu. İnsan kaynaklarının dijitalleşmesi, eğitim ve gelişimin online kanallara kayması, çalışanların evden işyerlerine dönüşte rehabilite edilmesi gibi konular ön plana çıkmaya başladı. Tabii bunların da ötesinde, insan kaynaklarının dijitalleşmesi konusunun artık daha da ciddi ve detaylı olarak ele alınması gerekliliği bence önemli açılımlardan bir tanesi oldu.

Ergi Şener: Yeni normal ile birlikte hayatımıza giren uygulamalar arasında, insan kaynakları yönetimi alanında kalıcı olacaklar sizce hangileri?

Dr. Umut Köksal: Yeni normal olarak adlandırılan süreç ile birlikte, insan kaynakları uygulamaları başlığı altında yer alan uygulamaların dijital ortama taşınmış olanlarının ve aynı zamanda çalışanlar tarafından içselleştirilmiş olanlarının kalıcı olacaklarını düşünüyorum. Burada tek tek, parça parça uygulamaların değil, benim kendi global çalışmalarımda da çok üzerinde durduğum bir terminoloji olarak “dijital çalışan deneyimi’’ başlığı altında, yen işe başlayanlar dahil tüm çalışanların işletmedeki iz düşümlerinin yönetildiği bütünsel bir insan kaynakları bakış açısının, yeni normalde oyunu asıl belirleyecek alan olduğunu düşüyorum. Bununla birlikte, dijital işe alma ve yerleştirme uygulamalarının, uzaktan eğitim uygulamalarının kalıcı olacağını düşünüyorum. Yeni normal, aynı zamanda yeni nesil bir çalışma anlayışını da ortaya çıkardı bence. Şirketlerin insan kaynakları yöneticilerinin, ekiplerinin;  yeni nesil teknolojilerden daha yoğun yararlanarak İK uygulamalarını hayata geçirecekleri artık yadsınamaz bir gerçek.  İşe alma ve yerleştirmeden eğitim ve gelişime; yetenek yönetiminden ücret yönetimine; çalışan memnuniyeti ve bağlılığına kadar, tüm insan kaynakları yönetimi süreçlerinde yeni normalin etkilerini göreceğiz.�Ama dediğim gibi, benim görüşüm özellikle işe alma ve yerleştirme ile eğitim ve gelişim süreçlerinde bu kalıcılığın daha fazla olacağı yönünde.

Ergi Şener: Uzaktan çalışmaya yönelik düşünceleriniz neler? Kovid-19 sonrası  dönemde şirketler, pandemi sürecinde edindikleri uzaktan çalışma deneyimini nasıl kullanmalılar? Tamamen uzaktan çalışma uygulanabilir bir model mi?

Dr. Umut Köksal: Uzaktan çalışma, aslında yeni bir konu değil, uzun yıllardır bildiğimiz ve birçok şirketin de zaman zaman uygulamaya aldığı, uyguladığı, devam ettirdiği veya sonlandırdığı bir alan. Korona’da uzaktan çalışma ise, bir tercihten ziyade bir zorunluluk olarak gündeme geldi. Ülkemizde ve Dünya’da birçok şirket bu dönemde uzaktan çalışmaya eğildi, bazıları bu uygulamalarını hala sürdürmekte. Bu deneyim önemli bir deneyim ve çok stratejik ve aynı zamanda bir iş bakış açısı ile analiz edilmeli. Her şeyden önce şirket yönetimleri, insan kaynakları bölümleri aracılığıyla sistematik bir uzaktan çalışma prosedürü, yönetmeliği, talimatı oluşturmalılar. İkincisi, başta İK süreçleri olmak üzere süreçlerini uzaktan çalışma prensibi esaslarına uygun düzenlemeliler. Korona ve Post-Korona açısından, uzaktan çalışma esnasında hangi verimlilik ve etkinlik alanlarının sağlanabileceğine ilişkin stratejiler geliştirmeliler. Uzaktan çalışma, işletme çalışanlarının etkinliği ve verimliliği ile iş aidiyetlerinin çok hassas şekilde yönetilmesi gereken bir süreç.�Uzaktan çalışmanın sadece fiziki olarak çalışanların evde olup, e-mail, online toplantılar ile işlerini yaptığı mekanik bir süreç olarak değil; çalışanların bu süreçte psikolojik, motivasyonel ihtiyaçlarının da doğru yönetim araçları ile takip edilmesi gereken bir konu olduğunu düşünmekteyim.

Ergi Şener: Kovid-19 öncesinde de çevik organizasyonlardan sıkça bahsedilmekteydi. Sizin de bu alanda öncü çalışmaları bulunuyor. Çevik organizasyondan ne anlamalıyız? Bundan sonra, organizasyonlar, beklenmedik problemler ya da değişimlere yönelik kendilerini nasıl çevikleştirebilir?

Dr. Umut Köksal: Evet, çevik organizasyon konusu benim uzun zamandır ülkemiz ve yurtdışında üzerinde çalışmalar yaptığım bir alan. Çeviklik yani “agility” konusu bir süredir işletmelerin gündeminde de yer almaya başlayan bir kavram. Korona öncesinde de çevik organizasyon, çevik yönetimden bahsedilmekteydi. Ancak Post-Korona, çeviklik konusuna işletmelerin daha ağırlıklı bakmalarına neden olan bir süreç oldu. Ben çevik organizasyonu, proaktif, takım iletişimine değer ve önem veren, geri-bildirimin etkin olduğu, iç ve dış çevreye çok hızlı, dinamik şekilde adapte olup değişime uyum sağlayabilen, hiper-farkındalık ve hızlı icraat temeline dayalı bir organizasyon olarak tanımlıyorum. Çeviklik ya da çeviklik metodolojisi öncelikli olarak teknoloji ve yazılım şirketlerinde ortaya çıkıp yaygınlaşsa da, bugün şirketlerin hiper rekabet koşullarında, değişimi yönetmeleri gereken noktada, değişen durumlara adapte olabilme yetkinliklerini geliştirmeleri için en önemli mekanizma haline gelmiş durumda. İş süreçlerine yönelik çevik proje takımlarının oluşturulması, aynı zamanda ekiplerin daha dinamik ve daha proaktif bir bakış açısı ile sonuca gitmelerine da yardımcı olabilmekte. Çevik organizasyon kağıt üzerinde olan bir konu değil, kurumun kültürüne, dokularına sinmesi gereken bir ruhu ifade ediyor. Yoksa biz kurumumuzda çeviklik eğitimleri aldık, aldırdık, biz çevik organizasyon olduk demek pek akılcı bir yaklaşım değil. Bunun işletmenin kültürüne, politik, prosedür ve süreçlerine de yansıması gerekiyor. Post-Korona, henüz çeviklik ile tanışmamış işletmeler için veya bu konuyu gündemlerine almış olan ancak henüz tam olarak yol katedememiş olan şirketler için de bir anlamda fırsat olarak görülebilir. İşletmeler, değişimler ve beklenmedik problemler karşısında; iletişim kanallarını yeniden tasarlayarak, hiper farkındalığı sağlayacak, karar verme ve yürütme süreçlerini reaktiften daha proaktif hale getirecek, koçluk, mentorluk, ters mentorlük gibi uygulamaları da kullanarak ve çevik proje ekiplerini bünyelerine etkin şekilde adapte ederek kendilerini çevik hale getirebilirler. Ama en önemlisi, işletme üst yönetimlerinin bunu kurum kültürünün bir parçası olarak görmeleri gerekiyor.

Ergi Şener: Dijital dönüşümün ve yeni teknolojilerin İnsan Kaynakları'na etkisi  Sizce ne boyutta? Yaşadığımız süreç, İK'nın dijitalleşmesini nasıl etkiledi, hangi uygulamalar ve teknolojiler öne çıkıyor?

Dr. Umut Köksal: Dijital dönüşüm ve yeni teknolojilerin insan kaynakları üzerindeki etkisi oldukça büyük. Korona süreci bence İK’nın dijitalleşmesi sürecini de çarpan hızında etkiledi. Korona süreci ile birlikte, büyük veri, yapay zeka, ve IoT gibi teknolojilerin İK süreçlerinde daha fazla ve farklı projelerde de kullanılmaya başlandığını deneyimlemeye başladık. Çalışanın sağlık sıhhatinin takibi; sosyal mesafenin işyerlerinde korunmasına yönelik giyilebilir teknolojiler, biyometrik uygulamalar dijital IK açısından zaten çalışma yapılan alanlar idi, ancak Korona sürecinde daha da artan derecede öne çıkmaya başladılar. İşe alma ve yerleştirme süreçlerinde yapay zekanın değerlendirme, mülakat ve karar verme süreçlerinde kullanılması; büyük veri analizi odaklı İK analitiği projelerinin sayısının artması; kişiselleştirilmiş, dijital konferans ve eğitim araçları kullanılan kurum içi eğitimlere ağırlık verilmesi gibi uygulamalar ve dolayısı ile teknolojiler ön plana çıktı. Post-Korona, işletmelerin üst yönetimlerinin ve İK yönetimlerinin dijital İK stratejilerini yeniden gözden geçirmeleri ya da tanımlamaları gereken bir döneme de işaret ediyor.

Ergi Şener: Bu süreç belirsiz ve bilinmezlikten kaynaklı olarak her bireyi negatif olarak etkiliyor. Sürecin belirsizliği, toplum sağlığını ve iş ortamındaki değişim kaynaklı çalışanların akıl ve ruh sağlığını da olumsuz etkilenmekte. Bu süreçte, çalışanları desteklemeye yönelik olarak yapılması gerekenler Sizce neler?

Dr. Umut Köksal: Bir kere her şeyden önce işletmelerin Korona sonrası çalışanların işe dönüş ve rehabilitasyonuna ilişkin bir aksiyon planlarının olması gerektiğine inanıyorum. Gerçekten de dediğiniz gibi süreç, belirsizlik, bilinmezlik yönleri ile çalışanı ve dolayısı ile gerek çalışanın özel yaşamını gerekse iş yaşamını etkilemekte. Bu konuda yapılan çalışan memnuniyeti anketlerinde, çalışan bağlılığı çalışmalarına yönelik anketlerde ve çalışmalarda da, çalışanların çoğunun şirketlerinden Korona sonrası süreçte psikolojik, duygusal destek beklentilerinin arttığını görmekteyiz. Bu konuda işletme içi mentörlük, koçluk programlarının organize edilmesi, stres yönetimi konularında eğitimler yapılması, çalışan iş-özel yaşam desteği projelerinin; Korona sürecinin dinamiklerinin de dikkate alınarak yeniden tasarlanması bence kıymetli olacaktır. Sistematik, iyi planlanmış, popülist değil, sürdürülebilir; KPI yani anahtar performans göstergeleri tanımlanmış projeler ile çalışanlar ve hatta çalışanların ailelerinin pedagojik olarak da desteklenebileceği uygulamalar olmalı. Bu konuda işletmeler, teknolojinin tüm nimetlerinden yararlanmalı.�Mutluluk yönetimi, bir departman/fonksiyon olarak son yıllarda İK’nın da üzerinde durduğu konulardan bir tanesi. İşletmelerde yer alan Mutluluk Yönetimi Departmanlarının da kendilerine bu süreç, yani Korona sürecini dikkate alarak dönüştürmelerinin de oldukça önemli olacağını düşünmekteyim.

Ergi Şener: Bu dönemde organizasyonlar ve çalışanlar açısından, işlerin verimli devam etmesi açısından en önemli konulardan biri de güven oluşturmak. Sizce, organizasyonlar güveni sağlamak adına neler yapmalı?

Dr. Umut Köksal: Çok önemli bir hususa daha dikkat çektiniz, çok teşekkür ederim. Güven, organizasyonel davranış alanlarının önemli konularından bir tanesi. Yöneticiye güven, işletmeye güven örneğin. Güven telkin etmek, çok zor; güvenini boşa çıkarmak ya da kaybetmek ise daha kolay. Hani ünlü bir reklamda dediği gibi “insanların güvenini kaybetmektense para kaybetmeyi tercih ederim”… İşletmelerde yöneticilerin, çalışanlarının güvenini sağlamak için her şeyden önce verdikleri sözleri tutmaları gerekiyor. Çalışanlar, bu mücbir dönemde duygusal anlamda daha da hassas bir dönem içerisindeler. Bu nedenle verilen taahhütlerin yerine getirilmesi-ödüllendirme, teşvik, performansın takdiri vb. son derece kritik. Korona süreci ve sonrasına ilişkin işletmelerin samimi, gerçekçi bir aksiyon planlarının olup olmadığı konusunda şeffaflık önemli. Çalışanlarının güvenini kaybeden bir işletme, aynı Titanik’te olduğu gibi batmaya mahkumdur. Bu nedenle çalışanlara yönelik geri bildirim sistemleri, öneri sistemleri, açık kapı uygulamaları vb. uygulamaların da bu güven ortamını sağlayacağını ve artıracağını düşünüyorum. Bu güven ortamının sağlanmasında, ara ara çalışanlara yapılacak çalışan memnuniyeti, kurum iklimi anketi gibi uygulamaların da işletmelere ve özellikle işletmelerin insan kaynakları bölümlerine önemli veri sağlayacağını düşünüyorum.

Ergi Şener: Son olarak yeni dönemin öne çıkan yetkinlikleri neler olacak? Kendini geliştirmek isteyen profesyonellere bu dönemde tavsiyeleriniz neler olur?

Dr. Umut Köksal: Yeni dönemin öne çıkan başlıca yetkinlikleri bence, belirsizlikler ile başa çıkabilmek, güvenli davranış, stres yönetimi, problem çözme becerileri, inovasyon, elbette çeviklik ve dijital yetkinlikler olacak. Aynı şekilde girişimcilik, kurum içi girişimcilik konularının öneminin daha da artacağını düşünüyorum. Dijital ekosistemin gelişmesi, yeni dönemde bence bugüne kadar olduğundan daha hızlı olacak, buna tüm profesyoneller hazırlıklı olmalılar. Bu yetkinliklerin geliştirilmesi adına tüm profesyoneller bu dönemi bir fırsat olarak değerlendirip podcast, webinar, dijital sertifika programları, eğitim programlarına katılmalılar. Hangi alanda kariyer yapmak isterlerse istesinler ya da hangi alanda çalışıyor olurlarsa olsunlar, kendilerini dijital teknolojiler konusunda geliştirmeliler, farkındalıklarını artırmalılar. Gelecek artık dijital dünyada, geleneksel iş modellerinin değiştiği, ürün ve hizmetlerin dönüştüğü bir iş dünyasında dijital yetkinliklerini geliştirmeyen işletme de çalışan da rekabet etmek konusunda oldukça zorlanacak. Daha önce konuştuğumuz çevik organizasyon, çevik yönetim konusu; profesyoneller açısından da daha ağırlıklı bir boyut haline gelecek. Belirsizlikleri analiz edemeyen, güvenli davranış sergilemeyen, stres altında çalışmakta zorlanan ve dijital yetkinlikleri gelişmemiş, çevik olmayan bir profesyonel, iş ortamında performans açısından da zorluklar yaşayacak.