Pandemi sürecinde dijital dönüşüme hazırlıksız mı yakalandık?

Pandemi sürecinde şirketler dijital dönüşüme hazırlıksız mı yakalandı?

Tüm dünyayı etkisi altına alan Covid-19 salgını tüm endüstrileri derinden etkiledi. Covid-19’dan önce birçok şirketin uzun vadeli bir dijital dönüşüm planı vardı. Ancak salgın, iş dünyasındaki liderleri, planlarını neredeyse bir gece içinde uygulamaya sokarak işlerinin karantina süresince yürümesini sağlamaya ve normalleşme süreci ile birlikte yeni bir gerçeklikte faaliyetlerini sürdürmeye zorladı. Tüm şirketler gibi, Iron Mountain olarak biz de bu dönemde çalışma şeklimizi değiştirerek müşterilerimizle uzaktan iletişim kurmanın yeni yollarını aradık. Müşterilerimizin iş sürekliliğini sağlamak ve dijital dönüşüm süreçlerinde onlara destek olabilmek için sunduğumuz çözüm önerilerini genişlettik. 

Kısacası pandemi dönemi, şirketlerin hayatta kalabilmeleri için dijital dönüşüme adapte olmaları gerektiğini hepimize gösterdi. Bazı firmalar bu dönüşüme hızla adapte olurken bazıları adaptasyon sürecinde zorluklar yaşadı. Bu “yeni normal” sürecinde uzun vadeli operasyonel dayanıklılık sağlayabilmek için işletmelerin iş sürekliliğini koruyacak doğru araçları bulmalarının kritik hale geldiğini düşünüyorum.

Dijital dönüşüm sürecinde işletmelere ne önerirsiniz?

Bu süreçte işletmelere önemli görevler düşüyor. Şirketlerin ilerleyen dönemlerde de artarak devam edecek dijital dönüşümü yakalayacak uygulamalar hayata geçirmeleri çok önemli. Evden çalışanların ihtiyaç duydukları belge ve bilgilere güvenli şekilde erişimlerini sağlamak, ofisleri yeni normale göre düzenlemek, çalışanların güncel koşullara uyum sağlamalarına yardımcı olmak, dijital dönüşüm adımlarını doğru planlamak, vazgeçmeden uygulamaya devam etmek ve operasyonel sürekliliği korumak şirketlerin öncelik vermesi gereken noktalar arasında yer alıyor. 

Pandemiden sonra eskisi gibi olacak mı? Ofisler eskisi gibi olabilir mi?

Pandemi çalışma şeklimizi ve alışık olduğumuz ofis düzenini değiştirdi. Bu dönem, işletmeleri ofis alanlarını nasıl daha verimli kullanabileceklerini ve gayrimenkul ayak izlerini artırmadan çalışanlar için nasıl daha fazla kişisel alan sağlayabileceklerini yeniden düşünmeye zorladı. Bu süreçte, işletmelerin iş yerlerini dönüştürme çabalarına destek vermek üzere Clean Start programını hayata geçirdik. Bu programla, ofis alanlarının optimize edilmesi, taşınma, konsolidasyon veya kapatma durumlarında işletmeleri zorlayabilecek karmaşıklığı yönetmeye yardımcı olmayı hedefliyoruz. İlk olarak 2019’da Kuzey Amerika’da başlatılan Clean Start programını bir süre önce Türkiye’de de başlattık.

Öte yandan, günümüzde işletmeler hızla büyüyen bir hacme sahip olan bilgi ve belgelerini yönetmek zorundalar. Pandemi döneminde ofislerini kapatma kararı alan ya da ofis küçültmeye giden firmalar için saklama hizmetimiz kapsamında 7 tesisimizde fiziksel arşiv yönetimi, sektörel bazlı saklama hizmeti, back-up kasedi/teyp saklama ve özel proje çözümleri sunuyoruz. Onaylanmış güvenlik teknolojilerini kullanıyor ve bu sistemlere yatırım yapıyoruz. Belgelerin yaşam döngüsünü takip ederek, saklama süresi dolduğunda imha edilmesi konusunda müşterilerimize destek oluyoruz. Bu dokümanlar sadece fiziki evrak ve belgeler değil, kimi zaman da Bilgi Teknolojileri ekipmanları olabiliyor. 

Dijital dönüşüm sürecinde neler yapıyorsunuz?

Veri yönetimi hizmetleri kapsamında işletmelerin maliyetlerini ve risklerini azaltmalarına, yönetmeliklere uymalarına ve daha dijital bir çalışma ortamına geçmelerine yardımcı oluyoruz. Dijital dönüşüm, Iron Mountain’ın global ölçekte öncelikli hedeflerinden biri. Bu doğrultuda müşterilerimizin dijital dönüşüm stratejilerini oluşturmalarına yardımcı oluyoruz.

İşletmelerin iş akış süreçlerini yönetmelerine yardımcı olan M-Files platformu ile tüm doküman, akış ve bilginin birbirleriyle ilişkili şekilde ve 360 derece görünürlükle yönetilmesine yardımcı oluyoruz. Böylece fatura ve ödeme süreçleri, sözleşme yönetimi, doküman yönetimi gibi birçok konuda işletmelere kolaylık sağlıyoruz. 

Talep Üzerine Görüntüleme (IOD) ve Dijital Erişim (Digital Retrieval) gibi hizmetlerimizle tesislerimizde saklanan fiziki kayıtlar arasından, müşterilerimizin ihtiyaçları olan doküman ve belgelerin dijitalleştirilmesini sağlıyoruz. Böylece müşterilerimiz ihtiyaç duyduğu her bilgiye dijital olarak hızlı bir şekilde ulaşabiliyor ve iş sürekliliğini sağlıyor.

Pandemi sebebiyle neredeyse herkesin evlerinden çalıştığı bir dönemde, işletmelerin ve çalışanların posta yoluyla ofislerine iletilen sözleşme, fatura vb. önemli doküman ve belgelere kolayca ulaşmalarını sağlayan Digital Mailroom (Muhaberat) hizmetimiz de iş sürekliliğinin sağlanması için kritik önem taşıyor. Bu hizmet kapsamında postaların Iron Mountain tesislerine yönlendirilmesi ile dijitalleştirilmesini ve dijitalleştirilmiş olan postalara işletmelerin güvenli bir şekilde erişmesini sağlıyoruz. 

Aslında işletmelere sunduğumuz tüm bu hizmetler veri yönetiminin bir parçası. İşletmelerin bu alanda, envanter yönetimi, raporlama, saklama süreleri ve gizlilik politikası yönetimi gibi farklı ihtiyaçları olabiliyor. Biz, ofis ve saha çalışanlarından oluşan güçlü ekibimizle işletmelerin bu ihtiyaçlarına yönelik güvenli ve kalıcı çözümler üretmelerine yardımcı oluyoruz. 

2021 yılından beklentileriniz neler? 

2021 yılında yeni dijital ürünler geliştirmeye odaklanacağız. Global gücümüzü arkamıza alarak dijital yatırımlarımızı artıracağız. Güvenli saklama hizmetleri sunmaya, sunduğumuz dijital çözümlerle müşterilerimizin bilgi ve belgelere güvenli bir şekilde erişimlerini sağlamaya ve müşterilerimiz ile aramızdaki güvene dayalı iş birliğini geliştirmeye devam edeceğiz.