Proses nedir ve ne işe yarar? Proseslerin ortak özellikleri

Proses İngilizcede "Process" olarak geçer ve işlem, süreç, işlemek gibi anlamlara sahiptir. Türkçe'de de tam olarak bu anlamda kullanılır.

 Proses Nedir?

 Proses, KYS yani kalite yönetim standardı ile yakından ilgili bir kavramdır. KYS'ye göre her faaliyetin sistematik ve planlı bir şekilde işlemesi gerekir. Bu nedenle işleme tutulan bütün aşamaların birbiriyle bağlantısı vardır. Sistem ve organizasyon süreci bir bütün olarak ele alınmalıdır. Bu nedenle çalışma aşamasındaki herhangi bir birim ya da adım bir diğerinden bağımsız olarak düşünülemez. Bu yaklaşım proses kavramını da sisteme dahil eder.

 Proses, en genel anlamıyla süreç olarak ifade edilebilir. Buradaki süreç bir organizasyondaki ya da faaliyetteki iş ya da çalışma aşamalarıdır. Bütün süreç birbirine bağlıdır ve faaliyetlerin kalitesini etkiler. Proseste bir girdi çıktı haline dönüştürülür. Burada en önemli unsur müşteri memnuniyetinin sağlanmasıdır. Müşterilerin seveceği ya da kullanacağı bir ürünü ya da hizmetin sunulması amaçlanır. Bu noktada proses, süreçteki bütün faaliyetlerle birlikte bütün süreçle ilgilenir.

 Proses Ne İşe Yarar?

 Proses, bir kurum ya da kuruluşun mal ve hizmet oluşturma sürecinin bütününü kapsar. Daha etkili ve kaliteli hizmet sunulmasında proses oldukça önemlidir. Proses, müşteri gereksinimleri gözetilerek bir ürün ya da hizmet oluşturmayı hedefler. Proseste her zaman müşteri memnuniyeti en önde gelir. İhtiyaç karşılamak, üretim verimliliği sağlamak ve kaliteli ürün ya da hizmet sunman tamamen proses amaçlarındandır.

 Proses yaklaşımının doğru ve etkili bir şekilde uygulanması gerekir. Doğru ihtiyaçların belirlenmesi ve bu ihtiyaçlara yönelik uygulamaların başlatılması işletme ve kurumlar için oldukça verimlidir. Prosesin sağladığı faydalar şu şekilde sıralanabilir:

Çalışma sürecini pratik ve etkili hale getirir.

Maliyeti düşürerek daha fazla kar elde edilmesini sağlar.

İş sürecindeki tepki hızını artırır.

Üretim kapasitesini artırarak şirketin zarar uğrama riskini düşürür.

Bütün çalışma ve iş sistemini kapsadığı için çalışma adımlarına direkt müdahale imkanı verir.

Şirket ve kurumların kaynaklarını daha verimli ve etkili bir şekilde kullanmalarını sağlar.

Proses yaklaşımındaki süreç adımları kuruluşların kaynak elde etme yöntemlerini ve çalışma stratejilerini güçlendirmek adına kullanılabilir.

Proseslerin Ortak Özellikleri Nelerdir?

 Proses sistem ve organizasyonların daha verimli ve etkili bir şekilde çalışmaları için gerekli olan çalışma adımlarındaki bütün sürecin kontrol edilmesini ve daha etkin hale gelmesini sağlayan bir yaklaşımdır. Proses yaklaşımında olmazsa olmaz bazı temel unsurların ortak olarak bulunması gerekir. Bu unsurlar şunlardır:

Girdiler

Çıktılar

Proses Aktiviteleri

Performans Ölçütleri

Tedarikçiler

Müşteriler

Müşteri İhtiyacı ve Beklentileri

Proses yaklaşımındaki ana hedef, girdileri katma değer yaratan çıktılara dönüştürmektir. Bunun için bu süreçte girdiler, çıktılar, proses aktiviteleri, performans ölçütleri, tedarikçiler, müşteriler, müşteri ihtiyacı ve beklentileri önemli bir yer tutar. Bu unsurlar prosesin başarı oranını da etkiler. Unsurların doğru belirlenmesi ve unsur kriterlerine göre hareket edilmesi proses yaklaşımının başarıya ulaşmasını sağlar. Bu nedenle bütün proseslerde bu unsurların bulunması ve dikkatli şekilde kullanılması gerekir.

 Proses, çalışma faaliyet ve süreçlerine katkı sağlayan bir taslak sunar. Bu taslağa planlı programlı bir şekilde uyulduğunda ve proses adımları eksiksiz yerine getirildiğinde şirket ve kuruluşların hedeflere ulaşması da oldukça kolay olur. Bu nedenle proses organizasyonların yaptıkları işi büyütmelerinde de etkilidir.