Zaman yönetiminin 7 kuralı

PROJELERİN ya da teslim tarihlerinin gecikmesi, bitmeyen işler, uzayan mesailer; artık kimsenin ne kendisine ne de başkasına ayıracak zamanının kalmaması... Herkesin her gün yirmi dört saati ya da başka bir ifadeyle 1.440 dakikası, 86 bin 400 saniyesi var ama modern çalışma hayatında bu süre çoğunlukla kimseye yetmez oldu. Harvard Business Review’un yayımladığı bir araştırmaya göre, çalışanların yüzde 72’si gibi büyük bir çoğunluğu, zaman baskısı altında çalışıyor. Bunun da verimlilikte yüzde 40’a varan kayıplara yol açtığı ifade ediliyor. Pek çok araştırmada, iş dünyasının en değerli kaynağının artık para değil, zaman olduğunun altı çiziliyor. Peki, zaman daha akıllıca nasıl yönetilebilir, çalışanın kendini doğru organize etmesinin ipuçları nelerdir? Hürriyet İK olarak, dünya genelinde bu konuyla ilgili yayımlanmış araştırmaları ve makaleleri taradık ve yedi farklı maddede özetlemeye çalıştık. İşte, detaylar...

ARTIK BİR İHTİYAÇ

İngiltere’nin önde gelen gazetelerinden biri olan The Guardian’da yer alan makaleye göre, ‘zaman yönetiminin’ daha önemli hale gelmesinin nedeni, ‘odaklanılacak önemli konuları belirlemek için büyük bir disiplin ve konsantrasyona ihtiyaç duyulması’. Bu nedenle, zamanını iyi yöneten birinin özellikle işyerinde üretken olduğu ve bu üretkenliğin de kişinin başarıya ulaşmasını kolaylaştırdığının altı çiziliyor. Uzun vadede ise zaman yönetimi ne kadar çok alışkanlık haline gelirse, kişinin kariyerinde o kadar çok zirveye ulaştığı vurgulanıyor. Peki, nedir bu zaman yönetimi ve nasıl uygulanır? İlk birkaç madde  Guardian’dan devam edelim...

1- HEDEF BELİRLEYİN: İlk önerilen madde, kişinin hayattaki amacının ne olduğunu iyi bilmesiyle yakından ilişkili. Yani zamanını iyi yönetmekle ulaşmak istediğin sonuç ne? Neyi başarmak istiyorsun? Çünkü zaman yönetiminin aslında ‘enerji ve dikkati doğru kanala yönlendirme becerisi’ olduğuna vurgu yapılan makalede, “Bu becerinin ilk ve en kritik hamlesi: Net, ölçülebilir ve ilham veren hedefler belirlemektir” deniliyor. Hedef belirlenince kişinin odağının ve önceliklerinin de belirleneceğine dikkat çekilen makalede, “Günlük onlarca e-posta, toplantı ve acil gibi görünen talep arasında kaybolmamak için bir kuzey yıldızına ihtiyacınız var. İşte bu kuzey yıldızı, sizin hedeflerinizdir. Bir işi yapıp yapmama kararını, ‘Bu beni hedefime yaklaştırıyor mu?’ sorusuna verdiğiniz cevap belirler” ifadelerine yer verildi. Hedef belirlemenin aynı zamanda motivasyonu da artırdığını ifade edilen makalede, şöyle deniliyor: “Zaman yönetimi sadece ‘işleri halletmek’ değil, ‘doğru işleri halletmekle’ ilgilidir. Northwestern Üniversitesi’nde yapılan bir araştırma, kişisel veya profesyonel hedefleriyle anlamlı bir bağ kuran bireylerin, görevlerine daha yüksek enerji ve içsel motivasyonla yaklaştığını gösteriyor.”

ABD’li finans ajansı Bloomberg’de zaman yönetimine yönelik yayımlanan bir makalede, bir danışman olan Dean Fuhrman’ın şu görüşlerine yer verilmişti: “Zamanınızı gerçekten yönetmek ve işlerinizi halletmek istiyorsanız, yaşamınızda ve işinizde tutkuyla bağlı olduğunuz bir amacınız olsun. Listeler, kısayollar vb. amaç belirlemenin öneminin yanında sönük kalır.”

2- ÖNCELİK SIRANIZ OLSUN: Hedef belirlediniz, yapılacaklar listesi oluştu. Guardian’ın aynı makalesinde bir sonraki adımın, görevleri öncelik sırasına koymak olduğu belirtiliyor ve şöyle deniliyor: “Yapılacak işleri önem veya aciliyet sırasına göre listeleyerek ve gerekli olmayan görevleri yapılacaklar listesinden çıkararak, tamamlanması gereken en acil şeyleri daha net bir şekilde anlayabilirsiniz. Bu da sizin masa başında dağılmanızı önler.”

3- ZAMANINI BLOKLA: Bir sonraki aşamanın ipucunu da The Economist’te yayınlanan bir makale veriyor: Zamanı bloklamak. Başka bir ifadeyle, günü bir puzzle gibi parçalara ayırmak. İngiliz tarihçi Cyril Northcote Parkinson’un, “Bir iş, daima kendisine ayrılan sürenin tamamını kullanacak şekilde genişler” sözüne atıf yapılan makalede, “Takvimi bir kağıt, defter gibi düşünün. Günü, her biri belirli bir göreve veya aktiviteye ayrılmış bloklara bölün. 09:00 - 10:30: Proje”, “11:00 - 12:00: E-postalar” gibi. Bir blokta ne planladıysan, sadece onu yap. Bildirimleri kapat, dikkatini dağıtacak her şeyden uzaklaş. Bu, proaktif çalışmanın en güçlü yoludur” ifadelerine yer veriliyor.

Bunun aynı zamanda, kişinin ‘şimdi ne yapsam’ kararsızlığı yaşayarak zaman kaybetmesini de önlediği belirtilen makalede, şu mesaj öne çıkıyor: “Takvimine bakarsın ve bir sonraki hamlen bellidir.”

Journal of Applied Psychology’de yayınlanan bir makale de Elon Musk ve Bill Gates’in bu yöntemi kullandığı; günü belirli görevler için bloklara böldüğü; hatta bu yaklaşımın çalışanlardaki verimliliği yüzde 50 oranında artırdığı ifade edildi.

4- POMODORO TEKNİĞİNİ KULLAN: Pomodoro Tekniği, 1980’lerde Francesco Cirillo tarafından geliştirilen bir zaman yönetimi yöntemi. 25 dakika çalışma ve 5 dakika mola verme üzerine kurulu bu yöntem şöyle uygulanıyor: Zamanlayıcı 25 dakikaya ayarlanır ve her 25 dakikalık süreye ‘pomodoro’ denir. Zamanlayıcı çalana kadar, dikkatinizi dağıtmadan belirlediğiniz görev üzerinde çalışılır. Zamanlayıcı çaldığında, 5 dakikalık bir mola verilir. Dört pomodoro tamamladıktan sonra (toplamda 100 dakika çalışma ve 15 dakika kısa mola), daha uzun bir mola verilir. Bu molanın da genellikle 15-30 dakika arasında olması gerektiği belirtiliyor. Human Factors and Ergonomics Society bülteninde yer alan bir çalışmada, bu yöntemin konsantrasyonda sürekliliği sağladığı, zihinsel yorgunluğu azaltarak verimli çalışmayı devam ettirdiği belirtiliyor.

5- İKİ DAKİKA KURALI: Hem yeni bir alışkanlığın kazanılmasında hem de zaman yönetiminde önerilen bir diğer önemli adımın da ‘iki dakika kuralı’ olduğu belirtiliyor. Bunun özellikle ertelemeye engel olan basit bir yöntem olduğu ifade ediliyor. Yöntem basitçe “Eğer bir iş iki dakikadan kısa sürecekse, hemen şimdi yapın. Bu, küçük görevlerin birikip büyük bir zihinsel yük haline gelmesini engeller” diyor.

6- EN ZOR İŞTEN BAŞLA: Bu madde kulağa ilginç gelen bir sözden esinlenerek uyarlanmış bir zaman yönetimi taktiği. Mark Twain’in “Sabah ilk iş olarak canlı bir kurbağa yiyin...” sözünden yola çıkan bu kural, günün en zor görevini en erken saatte, en yüksek enerjiyle halletmeyi tavsiye ediyor. Amerikan Psikoloji Derneği, bu yöntemin gün boyu süren ertelemeyi azalttığını belirtirken; Northwestern Üniversitesi Kellogg İşletme Fakültesi’nin araştırma ve fikir dergisi olan Kellogg Insight’ta yer alan bir makale ise ‘ertelemenin kökünü kazıdığını’ iddia ediyor. “Sevmediğimiz bir görevi ertelemek, kısa vadeli bir rahatlama sağlar. Ancak bu, bir kaçıştır” denilen makalede, “Yapılacaklar listenize bakın ve en çok ertelemek istediğiniz görevi belirleyin. Bu sizin kurbağanızdır. Sonrasında ise sadece ilerleme kaydetmek için başlayın. İlk adımı atın. Kurbağayı bir lokmada yutmak zorunda değilsiniz, bir ısırık alarak da başlayabilirsiniz” deniliyor.

7- KENDİNİ ANALİZ ET: ABD’li finans ajansı Bloomberg’de, önde gelen şirketlerdeki çalışanların zaman yönetimi konusunda neler yaptığıyla ilgili bir makale yayımlamıştı. Makalede öne çıkan tavsiyelerden biri şu: Her hafta sonu 30 dakikayı, nelerin işe yarayıp nelerin yaramadığını analiz etmeye ayırmak. Makalede görüşlerine yer verilen UC Berkeley’deki Greater Good Science Center, bu düzenli öz eleştirinin ve gözlemin, kişisel verimliliği sürekli iyileştirdiğini ve öğrenmeyi pekiştirdiğini aktarıyor. Cowen & Co Başkan Yardımcısı Shaun Parvez, deneyimini şöyle anlatıyor: “Düzenli kalmama yardımcı olması için iki ayrı yere not alıyorum. Birincisi, telefonumun önünde duran bir not defteri. İkincisi ise yeşil sayfalara sahip, suni deri ciltli bir hesap defteri. Bu ciltli deftere iki tür giriş yapıyorum: Önden arkaya ve arkadan öne. Öndeki girişler işle ilgili, arkadakiler ise kişisel. Ortada buluştuklarında ise yeni bir defter elde ediyorum. Hafta sonu ise notlarımı ne ölçüde gerçekleştirdiğimi kontrol edip, kendimi gözlemlerim. Bu yaklaşım hem profesyonel hem de kişisel hayatımı tek bir yerde tutuyor ve ikisinin ne kadar dengeli olduğunu anlamamı sağlıyor.”

Haberde konuşan video yapımcısı Jennifer Skipper ise şöyle diyor: “Ben ‘olması gerekenler’ ve ‘bırakılması gerekenler’ listeleri hazırlıyorum. Böylece nelerin yapılması gerektiğini ve nelerden vazgeçebileceğimi görebiliyorum. Yazmasaydım, öncelik sırası belirleyemezdim.”