"Ahmet Karabıyık" hakkında bilgiler ve tüm köşe yazıları Hürriyet Yazarlar sayfasında. "Ahmet Karabıyık" yazısı yayınlandığında hemen haberiniz olması için Hürriyet'i takip edin.
Ahmet Karabıyık

Şirket içi suiistimaller nasıl tespit edilir?

Geçenlerde okumuştum bu haberi. Haberde ‘çalınan mal kayıpları, sayımda tespit edildi’ diyor. Evet; düzenli sayım, stoku olan her işletme için gerekli. Ama deposunda binlerce stok kalemi barındıran işletmelerde, her gün sayım yapmak da mümkün değil. Ürünler irsaliyede yazılı adreslere gitmiyorsa; önceden, zarar büyümeden tespit edilip önlem alınması gerekirdi.

Binlerce mağazası olan market zincirinin, Bursa’daki deposunda tespit edilmiş kayıp mallar. Zincir marketin şubelerine teslim edilmek üzere kamyona yüklenen malları, şoför irsaliyede yazan noktalara teslim etmemiş. Çalıntı mallar, şoför tarafından başka kişilere satılarak mal bedelleri de cebe atılmış.

Her patron-yönetici zaman zaman şu soruları soruyor: Olası suiistimaller için nasıl önlem alabilirim? Veya ‘aldığım önlemler yeterli mi?’ Bu tereddütleri gidermek için, ilaveten yeni soruların da cevaplanması gerekiyor.

Şubeler arası mal sevkıyatı: Aynı şirketin şubeleri arasında faturalaşma olmadığından (irsaliye ile çıkış olur) aslında şirketin bünyesinden stok çıkışı da gerçekleşmez. (Şubeler arası stok transferi gerçekleşir.) Faturalaşma olmadığından sevk edilen malların bedeli, alacak (cari hesap, TL) haline de dönüşmez. Dolayısıyla müşteriye yapılmayıp; şirketin bir başka şubesine yapılan sevkıyatın, farklı bir gözle izlenmesi gerekir.

Kontrolün sağlanması için netleşmesi gereken kritik konular şunlar. Bir şubeden; diğer bir şubenin stokuna gitmek üzere ‘yola çıkan mallar’, sistemden adetsel olarak izlenebiliyor mu? Mal alıcı şubeye teslim edilene kadar, gönderen şubenin ve şoförün bu stoktan sorumluluğu devam ediyor mu? Alıcı şubede irsaliye-mal kabul edilene kadar sorumluluğun devamı sağlanıyor mu? Kullanılan elektronik sistem-program otokontrole imkân sağlıyor mu?

Müşterilere mal sevkıyatı: Şirketin kendi şubeleri arasındaki mal sevkıyatından farklı olarak; müşterilere mal sevkıyatında, önce miktarsal olarak malın teslimi, sonrasında da alacak tutarı (TL) cari hesaptan izlenir. İlk başta, ürünün süresinde müşteriye tesliminin sağlanmış olması gözetilirken, diğer yandan kesinleşen alacak tutarının belirlenmiş kriterlere (Birim fiyat, iskonto, alacak vadesi, tahsilat türü) uyumu da izlenir.

Ve ayrıca; tüm süreçteki kritik görülen iş ve işlemlerin, ilgili çalışanların görev tanımlarında belirlenmiş olması da, kontrol sisteminin etkinliğini güçlendirecektir.

İşletmelerin, büyüklüklerine, organizasyon yapılarına, sektörlerine, üretici-dağıtıcı-perakendeci olup olmadıklarına ve iş yapış şekillerine göre risklerin tespiti, iç kontrolün sağlanması farklılık gösterir. Ancak her durumda tüm işletmeler için; müşteri, tedarikçi, satın alma, satış gibi çokça ortak yön de var. Yalnız suiistimal konusu değil, süreçlerin etkin-verimli yönetimi, aksaklıkların, kayıpların erken tespiti ve minimize edilmesi gibi konularda çok sayıda soru da alıyoruz. İç kontrol ve iç denetime yönelik konuları, püf noktalarını, en çok merak edilen kritik konuları ilerki yazılarımızda ele alacağız.

İşletmelerde, personelin zimmetine geçirdiği mal/ürünler gider de yazılamıyor. İşletme dışından kaynaklı hırsızlık yaşandığında da, mal/ürün kaybı oluştuğunda da fark etmiyor, kayıplar gider yazılamıyor.

Çalınan mallardaki kayıplar bir yandan gider yazılamazken, diğer yandan bu malların alımı sırasında tedarikçiye ödenen KDV’de tekrar yük oluşturuyor. Çalınan mal için tedarikçiye ilk alımda ödenen KDV’nin de, Maliye’ye tekrardan beyan edilmesi/ödenmesi gerekiyor.

Dolayısıyla hırsızlık nedeniyle yaşanan kayıplar işletmelerde yalnızca mal-varlık kaybına neden olmamakta, ilaveten daha fazla vergi ödemek gibi bir maliyet de oluşturmakta.

Bu durumda; işletmeler için en iyi seçenek, mevcut kayıp-çalıntı risklerini değerlendirip, fiziki ve sistemsel önlemleri almak.

EMNİYETİ SUİİSTİMAL SİGORTASI

İşletme içi olası suiistimal risklerine karşı ‘emniyeti suiistimal sigorta poliçesi’ yaptırılması da mümkün. Nakit veya mal/ürün gibi kıymetlerin zimmete geçirilmesi vakası yaşandığında ‘emniyeti suiistimal sigortası’ yaptırmış işletmeler, zimmet nedeniyle oluşan kayıplarını poliçe kapsamında yer alan koşullar çerçevesinde sigorta şirketinden tazmin edebiliyorlar. Kayıp oluştuktan sonra durumu delillendiren belgelerle savcılığa suç duyurusunda bulunulmasının ardından sigorta şirketinden zararın tazmini istenebiliyor.

X