Asistanlara özel istihdam bürosu

Özel istihdam bürosu Manpower, asistanlık ve ticari pazarlama hizmetleri için iki yeni şube açtı. Bu şubeler sadece bu alanlarda şirketlere destek olacak. Bu hizmetleri verme fikri ise müşterilerden gelen talepler doğrultusunda ortaya çıkmış. Manpower Genel Müdürü Ebru Coş, asistan kadrosunun da güvenlik, idari işler gibi profesyonel bir şekilde müdahale edilmesi gereken bir alan olduğunu söylüyor: “Hem nitelikli asistanların hazır olması hem bu asistanların kariyer planlamalarının yapılması, her çalışanın ihtiyaç duyduğu koçluk ve performans yönetiminin sağlanıyor olması gibi çözümlere ihtiyaç vardı. Bunu geliştirmeye, buraya yatırım yapmaya karar verdik. 40-50 kişiden oluşan bir asistan kadromuz var ve bu ekip daha da büyüyecek.”

Dışarıdan bakıldığında yapılan iş çok kolay gibi görünse de asistanlık hem bağlı olarak çalışılan kişi hem de kurum için çok önemli bir alan. Şirketin büyüklüğü, asistanın görev tanımı ne olursa olsun kişiyi, kurumu temsil ettiği için titizlikle yapılması gereken bir iş. Asistan olarak çalışan kişinin iletişim becerilerinin kuvvetli olması bekleniyor. Coş, verdikleri bu hizmetin her sektöre ve her ölçekteki şirkete hitap ettiğini ancak bu hizmete daha çok KOBİ’lerin ihtiyacı olduğunu düşünüyor. Bunun nedeni de yabancı sermayeli ya da kurumsal şirketlerde insan kaynakları departmanlarının olması ve işe alımlarda daha profesyonel olmaları. KOBİ’lerde ise bu imkan daha az. Coş, resepsiyondaki kişilerin telefonu açtığında hala kurum adını zikretmediğini fakat bunun çok önemli bir nokta olduğunu belirtiyor. Asistan, resepsiyonist, kurumun dışarıyla olan ilk bağları, pazardaki kimliğini yansıtan kişi. Bu nedenle de çok önemli. Bir şirkete girildiğinde ilk karşılaştığımız kişi onlar. Aynı şekilde bir firmaya telefon ettiğimizde iletişim kurduğumuz kişi yine onlar. Manpower bu nedenle asistanlara eğitim veriyor. Verdikleri eğitim içeriğinde ise telefonda etkin iletişim, işyerinde etkin yazılı iletişim, resmi yazışmalar, ileri excel, beden dili, departman ve yönetici asistanlığı eğitimi yer alıyor.

Geçici iş olarak görülüyor
Bu alanlarda kalifiye eleman bulunamamasının bir nedeni de asistanlığın ve ticari pazarlama hizmetlerinin daha çok geçici iş olarak görülmesi. Oysa yapılan iş birçok meziyeti gerektiriyor. Bir asistandan artık dil bilmesi, teknolojiyle arasının iyi olması, sözlü ve yazılı iletişim becerilerinin çok kuvvetli olması, gelişmeye müsait olması, aynı anda pek çok işi yürütebilmesi, derleyip toparlayıcı özelliğe sahip olması gibi özellikler aranıyor. Tüm bunların yanında şirkete bağlılık, sorumluluk sahibi olmak gibi genel özellikler de var. Asistanlığın değerli bir meslek olduğunu vurgulayan Coş, bu alanda çalışanlar şirketler tarafından desteklenirse, yatırım yapılırsa, gelişmeleri için fırsat tanınırsa mesleğe başlayanların uzun süreli bir kariyer planı yapabileceklerini söylüyor.
Asistanların maaşları ise değişken. Çalışılan kurum, tecrübe ve yetkinlere göre belirleniyor. Maaşlar 1.000-10.000 arasında olabiliyor.�

Tecrübe kazanıp başka şirkete geçiyorlar
Peki kariyer fırsatları kısıtlı olan bu alanda yükselme nasıl olacak? Küçük veya orta ölçekli bir firmada asistan olarak çalışmaya başlayan biri için çok da fazla seçenek olmuyor. Üst kadrolar zaten kısıtlı olduğu için asistan olarak çalışan biri bir süre terfi bekleyip, beklediğini bulamayınca işten ayrılabiliyor. Fakat bu sistemde resepsiyonist olarak çalışan biri bir süre tecrübe edindikten sonra biraz daha büyük ölçekli bir şirkette platform asistanlığı yapabiliyor. Bu aşamada da bir süre çalıştıktan sonra daha büyük bir şirkette yönetici asistanı olabiliyor. Böylece kariyer planı da çizilmiş oluyor, mesleğinde kademe kademe ilerliyor.�
Coş, iyi bir asistan kadar bir yöneticinin hayatını kolaylaştıracak başka hiçbir pozisyon olmadığını, iyi bir asistanı olan yöneticinin verimliliğinin yüzde 30-40 arttığını söylüyor ve asistanların önemini şu şekilde açıklıyor: “Satış veya finans müdürünüzden feragat edebilirsiniz, 2-3 ay onlar olmadan çalışabilirsiniz ama asistansız eliniz ayağınız gidebilir. Bu, ajanda yönetmenin çok daha fazlası bir işi gerektirir.”

Fiziksel dayanıklılık gerekli
Manpower’ın açtığı diğer şube ise ticari pazarlama hizmetleri alanında. Ürünlerini farklı dağıtım kanalları aracılığıyla nihai tüketiciye sunan şirketlerin tanzim, teşhir ve tanıtım işlerini yürüten ekiplerin tedarik edilmesi ve yönetilmesi gibi alanlarda çözüm sunmak için açılan Manpower Ticari Pazarlama Hizmetleri şubesi ile ilgili olarak Coş, “Ticari pazarlama alanında outsource hizmet alan şirketlerin en büyük iki sorunu kendilerine nitelikli eleman sağlanması ve eleman devir hızının çok yüksek olmasıdır” diyor. Bu alanda kendilerinden hizmet talep eden şirketler ağırlıklı olarak teknoloji ve hızlı tüketim alanlarında. Her marka görünürlüğünü rakiplerine göre artırmaya çalışıyor. Rekabet çok. Dolayısıyla da ürünlerinin satış noktalarında zamanında, temiz, doğru bir şekilde dizilmiş halde olması gerekiyor. Bunun için de sahada iyi çalışan, eğitimli ekiplere ihtiyaç duyuluyor. Bu alanda çalışacak kişiler çalıştıkları ürünler ile ilgili yoğun ürün eğitimleri, iletişim becerileri eğitimi alıyor. Supervisörler ek olarak ekip yönetimi ve koçluk becerileri konularında eğitiliyor.
Sahada yapılan bir iş olduğu için fiziksel olarak dayanıklı olmak, sahada olmayı sevmek gerekiyor. Göz önünde olmadıkları için de güvenilir olma özelliği de aranıyor.
Coş, ticari pazarlama alanında çalışacakların daha genç olduğunu söylüyor. Başlangıç pozisyonunda yapılan bir iş olduğu için 2-3 sene burada tecrübe kazanıldıktan sonra şef veya kurumun ticari pazarlama gibi departmanlarına geçiş yapılabiliyor. Manpower’da ticari pazarlamada çalışmak üzere 250 kişi bulunuyor. Maaşlar ise sektör ve tecrübeye göre değişken fakat asgari ücretten başlıyor 1.500 TL brütlere kadar çıkıyor.