Tüm bordrolama süreçleri outsource ediliyor

Zeynep MENGİ

1998 yılında kurulan Unite BT, bilgi teknolojileri dış kaynak hizmeti alanında teknoloji firmalarına BT yönetiminde destek veriyor. Şirket bu sene PayNRoll adında şirketlerin tüm bordrolama süreçlerini dış kaynak kullanımı yöntemiyle çözmeyi hedefleyen bir projeye başladı. Proje kapsamında şirketler insan kaynakları hizmetini tamamen outsource edebiliyor. Unite BT CEO’su Malkoç Süalp, bu projenin oluşmasında; şirketlerde insan kaynakları birimlerinin stratejik öneminin her geçen gün artması ve bu birimlerin başta bordro olmak üzere operasyonel iş yüklerinden kurtulmaları hayati önem kazanmasının etkili olduğunu söylüyor.
PayNRoll içerisinde bordro danışmanları, çağrı merkezi çalışanları, portal ve servis seviye yönetimi bulunuyor. Bordro danışmanları müşterilerin bordrolama süreçlerinde işe girişinden işten çıkış işlemlerine, puantaj hesaplamasından raporlanmasına, tazminatların hesaplanmasından ödeme dosyalarının bankaya gönderilmesine, yasal bildirimlerin hazırlanıp onaylanmasına kadar tüm işlemlerinden sorumlu. Tüm süreçler müşteri tarafından belirlenen yetkili/yetkililerle birlikte yürütülmekte olup, müşterinin servis seviye anlaşmalarının takibi, raporlaması gibi çalışmaları da bordro danışmanlarının sorumluluğunda yer alıyor. Müşteri çalışanları ise direkt çağrı merkezi ile iletişimde bulunuyor. Çalışanlar, insan kaynakları departmanlarına sordukları tüm soruları çağrı merkezini arayarak sorabiliyor.
Süalp, çağrı merkezine gelen sorulara örnek veriyor:
• Kadın personel doğum izninin ne kadar olduğunu ya da süt iznini ne şekilde kullanabileceği,
• Brüt ücretli çalışılan müşteride yıl içerisinde vergi diliminden dolayı net ücretinin düşme sebebinin ne olduğunu öğrenmek,
• Özel bireysel emeklilik ödemelerini ne şekilde ve nasıl göndermesi gerektiği ya da ne kadar maaşına etki ettiğini,
• Mesai ücretinin hesaplama şeklini,
• Bordro zarfı, vize evrakları, kredi yazısı vb. gibi tüm evrak talepleri,
• İzinlerinin ne kadar kaldığının veya ne zaman ve kaç gün izin hak edeceği gibi bilgileri öğrenebiliyorlar.
Çağrı merkezine gelen sorulara verilecek cevaplar müşteri uygulamalarına göre yapılıyor. Müşterinin onayı olmayan konularla ilgili sorular geldiği zaman ilgili personel müşterinin insan kaynakları departmanına yönlendiriliyor. Çağrı merkezinden evrak talep edilmesi durumunda istenilen evrağın müşterinin kaşesi ve imzası olması gerekiyor ise ilgili evrak hazırlanılıp müşterinin insan kaynakları departmanına imza aşamasının tamamlanması için gönderiliyor. Personele ise talebinin gerçekleştirildiğini ve insan kaynakları departmanından alabileceği bilgisi veriliyor. PayNRoll servis merkezinde işlemler otomatik olarak kaydediliyor ve yönetiliyor.
Süalp bu hizmetleri outsource etmenin maliyetleri yüzde 61 azalttığını, İK ekiplerinin iş yoğunlunu yüzde 41 oranında azalttığını söylüyor.

Müşteriye göre ön çalışma yapılıyor
Çağrı merkezi ile hizmetlerin müşterinin isteğine göre de genişletilebildiğini ifade eden Süalp, müşterinin görev teklifi yaptığı personelin bilgilerini çağrı merkezine iletmesi durumunda bu personelin çağrı merkezi tarafından aranarak hazırlayacağı evrak listesinin paylaşılmasından, özel sigorta formunun doldurulmasına kadar akışta yer aldıklarını söylüyor: “Çağrı merkezinde görevli personellerimizin bizdeki pozisyon ismi bordro asistanlarıdır. Danışmanlar ve asistanlar bordrolama için ilgili üniversitelerden mezun, konularında gerekli deneyimlere ve tecrübelere sahipler. Müşterilerimizin uygulamaları arasında farkındalıklar olması nedeniyle yeni başlayacağımız müşterimiz ile öncelikle yapacağımız ön çalışmalarımız bulunuyor. Bu çalışmalarımızın içerisinde yine müşterimizin tüm puantaj bilgilerinin yanı sıra bordrolama hizmeti içerisindeki müşterimize özel uygulamaların bilgilerini de alıp, müşterimize destek verecek danışmanlarımız ve asistanlarımıza bu bilgilerin eğitimi veriliyor. Görevimiz gereğince müşterilerimizin tüm bilgilerinin gizliliği ve güvenliği bizim için çok önemli. Danışmanlarımız ve asistanlarımızla çalışmaya başlamadan önce yapmış olduğumuz gizlilik anlaşmaları ve bununla ilgili detaylı oryantasyon eğitimlerimiz de bulunuyor.”
Proje yaklaşık 4 yıllık bir hazırlık sürecinin ardından hayata geçmiş. 2011 yılı ile birlikte finans ve teknoloji olmak üzere birçok sektörden firmada uygulanmaya başlanmış. 2012 yılının ilk 3 ayında PayNRoll sistemine dahil olan personel sayısının 10 bine ulaşması hedefleniyor.