İK/Yeni Ekonomi Haberleri

İK YENİ EKONOMİ

    Bürokrasi para ve zaman kaybettiriyor

    zmengi@hurriyet.com.tr
    18.08.2014 - 09:29 | Son Güncelleme:

    Ofiste iş yapmamızı engelleyen, motivasyonu ve yaratıcılığı azaltan bazı etkenler var. Bunlardan biri de bürokrasi. Uzun süren toplantılar, birkaç tıkla yapılabilen evrak işlemleri yerine çıktı alıp departman departman gezdirmeler, e-postanıza düşen gereksiz mesajlar bunlardan en sık görülenleri. Kontrol mekanizmasını sıkı tutmak isteyen ve eski usül çalışan işyerleri bu uygulamalar nedeniyle zaman ve para kaybediyor, çalışanın motivasyonunu düşürüyor.

    Bir işi yapmanın önündeki en can sıkıcı engellerden biri bürokrasi. Türk Dil Kurumu’na göre bürokrasi, devlet kurumlarında kırtasiye işlerini öne sürerek işlemleri zorlaştırmak demek. Fakat bu duruma sadece devlet kurumlarında rastlanmıyor. Özel şirketlerden, küçük işletmelere kadar birçok kurum hâlâ bürokrasi nedeniyle hem zaman kaybediyor hem de çalışanların motivasyonunu düşürüyor. Bunun da en önemli nedeni alışkanlıklardan vazgeçememek. Özellikle de X kuşağı çalışanları için.

    Bürokrasi para ve zaman kaybettiriyorGünde 45 dakika kağıt arıyoruz
    Bürokrasi dendiğinde aklan gelen ilk şeylerden biri kırtasiye. Teknolojiyle belgeler ve bilgiler dijital ortama taşınsa da onlar kağıdı, formları bırakmak istemiyor. Böyle olunca da 3-5 dakikalık iş uzadıkça uzuyor. Dosyalar hazırlanıyor, yedekleniyor, raflara yerleştiriliyor... Bir evrak arandığında ise ilgili çalışan bu klasörleri tek tek açıp kağıt arıyor. Businesszone.co.uk’de yer alan bir makaleye göre bir çalışan günde yaklaşık 45 dakikasını evrak aramakla geçiriyor. Üstelik sadece zaman değil maddi kayıplara da neden oluyor. Örneğin bir IT sitemi alınıyor ve çok ciddi bir yatırım yapılıyor ama kağıt çıktıları alınmaya ve dosyalama yapılmaya devam ediliyor.

    Şirket büyüdükçe bürokrasi artıyor
    O kayıtlara tekrar ulaşmak için yine manuel yöntem kullanan orta ölçekli bir işletme, bu yöntemden vazgeçtiğinde, iş gücünü daha verimli kullanabiliyor. İK ve yönetim danışmanlığı şirketi New Business Solutions yönetici ortaklarından Senem Aşık Erdoğuş, böyle bir değişiklikle yılda en az 60 bin TL tasarruf edilebileceğini söylüyor: “Gereksiz çıktı alma ve dosyalama işlerinin pek çoğu yerine bulut sistemiyle kullanılan havuzlar oluyor. Firmaların artık atıl sistem depoları bile kullanmasına gerek yok. Bir bulut (cloud) kiralayarak pek çok veri depolanabiliyor. Bu hem ofiste kırtasiye maliyetini ve iş gücünü azaltıyor hem de verilere daha kolay ulaşılmasını sağlıyor. Ayrıca ne yazık ki ülkemizde pek çok ar-ge projesinin de prosedürler yüzünden çok beklediğini veya iptal olduğunu görüyoruz. Oysa çok daha hızlı ilerleyebileceğimiz bir işgücümüz ve pazarımız olduğuna inanıyorum.”
    İK şirketi HRM Danışmanlık’tan yönetici danışman Elif Ejdar Özel, şirketler büyüdükçe bürokrasi ile daha çok karşılaşıldığını söylüyor: “Süreç içi ve süreçler arası koordinasyon ihtiyacı da artıyor. Çalışanların görev ve yetkilerinin iyi şekilde tanımlanmış olması çok önemli. Şirket içi onay verme sürelerinin uzunluğu, iç prosedürler, süreçler arası koordinasyonsuzluk iş yapmaya engel oluşturuyor. Bunun önüne geçmeye çalışan firmalar onay mekanizmasını sadeleştirip sorumlu kişinin yetki ve inisiyatif kullanmasını destekliyor.”

    Sandalyeleri kaldırınca süre azaldı
    Gündemi belli olmayan ve her türlü tartışmanın çok uzadığı toplantıların en büyük bürokrasi tuzağını oluşturduğunu ifade eden Özel, haftalık ortalama 30 saatini toplantılara ayıran üst düzey yöneticiler olduğunu söylüyor: “Yönetim danışmanı Larry Farrel, toplantıların uzunluğundan şikayetçi bir CEO’ ya toplantı salonundan sandalyeleri kaldırmasını tavsiye etmiş. Sonuç olarak kararlar 3 saat yerine 3 dakikada alınmaya başlamış. Akıllı telefon ve mobil cihazlar sayesinde e-postada beklenen onay süreci de kısmen kısaldı.”

    Toplantı yapmak zorunda değilsiniz
    Normalde telefonla veya yüz yüze görüşmeyle birkaç dakikada hallolabilecek konular, herkesin bir araya gelmesi, toplantının başlaması, molası, bitişi derken saatler alıyor.
    Yazılım şirketi Altlassian’ın çalışmasına göre Amerikalıların toplantılara harcadığı süre mesai saati olarak hesaplandığında 37 milyar doları buluyor. Araştırmacılar Alexandra Luong ve Steven Rogelberg, katılımcılardan 5 gün boyunca günlük tutmalarını istemiş. Bu günlüğe kaç toplantıya katılacaklarını, bu toplantıların ne kadar sürdüğünü, bunlara bağlı olarak yorgun hissedip hissetmedikleri gibi şeyleri not etmelerini istemiş. Sonuçlara bakıldığında çalışanlar ne kadar çok toplantıya katılırsa o kadar tükenmiş hissediyor. “Yüzyüze iletişim önemli ama her toplantı da gerekli değildir” diyen Erdoğuş, çok daha hızlı toparlanıp, karar alınabilecek konular için herkesin uygun olacağı saatleri belirlemeye ve sarkmalarla daha da çok vakit kaybetmenin gereksiz olduğunu düşünüyor: “Eski alışkanlıklar hâlâ devam ediyor. Belirli aralıklarla ekibin toplanması ilişkiler ve iletişim için gerekli, fakat sayısı da önemli.”

    Neler yapılabilir?
    ? Toplantılara hazırlıklı girmek, gündemin belirlenmiş olması ve belirli bir zamanda mutlaka biteceğini planlamak zaman kaybını önler. Ayrıca karar almayı da kolaylaştırır.
    ? Bazı bürokratik e-postaları daha pratik hale getirmek için çalışmalar yapılabilir. Örneğin yöneticiden izin isteyen bir e-posta atmak, yöneticinin İK’ya bunu yönlendirmesi, İK’nin kendi içinde izinleri kontrol edip onay vermesi, sonra yöneticinin personele görev delegasyonu ve izin onayıyla ilgili dönmesi gibi bir mekanizma yerine, tüm ekibin izinleri kolayca gözlemleyebileceği bir sistem çok daha pratik olur.
    ? Toplantılarda karar verme sürecine ne kadar az insan dahil edilirse, karar alma süreci de o kadar kısalıyor. Bunu yapabilmenin en iyi yolu önemli süreçlerde çalışan kişilerin yetkinliklerini artırmak. Böylece işin yapılması için gereken süre yüzde 80’e yakın azaltabiliyor.
    ? E-posta trafiğini azaltmak için de bilgilendirme panoları veya intraneti kullanın. E-posta kişisel değilse, o çalışana özel bir durum yoksa, duyuru niteliğindeyse bunlar için herkesin gördüğü alanları kullanın.

    Etiketler:
    

    EN ÇOK OKUNANLAR

      Sayfa Başı