Başarılı toplantıların sırları

Toplantı tüm şirketler için gerekli ve önemlidir. Ancak kişisel çatışmalar, fikir ayrılıkları kimi zaman büyüyerek tartışmalara sebep olur. Toplantıları zaman kaybı olmaktan çıkarıp gerçekten hedeflendiği gibi yararlı hale getirmek ise aşağıdaki adımlar sayesinde oldukça kolay!

1) Toplantı Gündeminizi Önceden Belirleyin

Bir toplantı planladığınızda hangi konuların görüşüleceğini önceden belirleyin ve herkese bildirin. Konular herkes tarafından bilindiğinden insanlar bu konularda hazırlık yaparak gelecek, bu da toplantınızın verimini arttıracaktır.

2) Zaman Planlaması Yapın

Görüşülecek konuları belirledikten sonra her konunun ortalama ne kadar tartışılacağını da belirleyin. Bu sayede tüm gündem maddelerine zaman ayırabilir ve bazı konuların gereksiz uzayarak zaman kaybına dönüşmesini engelleyebilirsiniz.

3) Sorumlu Kişileri Dahil Edin

Düzenlediğiniz toplantıda gündem maddelerinin uygulanmasından sorumlu kişilerin olmasına özen gösterin. Direkt sorumlu kişiler ile yapılan toplantılar daha kısa sürede amacına ulaşacaktır.

4) İşlerin Kişiselleştirilmesine İzin Vermeyin

Herhangi bir sorunla karşılaşıldığında konunun yetkilisi ile işlerin çözüme ulaştırılmasına aracılık edin. Ancak asla tartışmaların kişisel boyutlara ulaşmasına izin vermeyin.

5) Tüm Katılımcıları Dahil Edin

Toplantıya katılan kimsenin pasif dinleyici olarak kalmasına izin vermeyin. Katılımcıların hepsinin fikrini beyan etmesi toplantının çok daha başarılı olmasını sağlayacaktır.

6) Mekan Değişikliğinden Çekinmeyin

Düzenli olarak aylık ya da haftalık toplantılar yapan bir kuruluştaysanız zaman zaman farklı mekanlarda toplantı düzenlemek hem katılımcıları motive edecek, hem de toplantıları sıkıcı bir rutin olmaktan kurtaracaktır.

7) Toplantılarda Geçmişi Unutun

Eski yöneticilerin yaptığı hataları, alınan yanlış kararları ısrarla yinelemek kimseye bir şey kazandırmayacaktır. Bu sebeple toplantılarda gelecek projelerden, hedeflerden bahsedin, geçmişi anarak zaman kaybetmeyin.

8) Aynı Dili Konuşun

Toplantılarda kişiler kendi uzmanlık alanlarında kullanılan terimleri tekrar tekrar belirttiğinde, bu toplantıdaki katılımcıların bir kısmı için anlaşılmaz bir hale gelebilir ve kişileri ortamdan soyutlayabilir. Bu sebepten toplantıda herkesin anlayacağı dilden konuşmak eğer kullanılması gerekliyse teknik terimleri kısaca açıklamak toplantının başarıyla sonuçlanmasını sağlayacaktır.

9) İyi Başlayıp İyi Bitirin

Toplantılara başlarken herkesle kısaca selamlaşıp hal hatır sormak, toplantı sonunda da bir eylem planı hazırlayarak aksiyon almak toplantınızı başarıya ulaştıracaktır.